Hidden costs make up over 50% of the total cost of in-house payroll processing. Companies often overlook the following parameters when calculating their overall in-house payroll processing cost.

Visible costs:

• System implementation cost

is a one-time expense for acquiring and implementing the payroll processing system, which can be a significant investment for the organization.

• System upgrade cost

includes periodic expenses for system upgrades and keeping it up-to-date with the latest version.

• Direct labor cost

involves the total salary expenses of employees directly engaged in payroll processing, along with their benefits, travel expenses, and other allowances.

• Outsourcing cost

includes the total annual cost of any outsourced services related to payroll processing (e.g., sending payslips, preparing legally required statistical reports related to payroll, submitting tax reports, etc.).

Hidden costs:

(These constitute over 50% of the total cost of owning payroll processing):

• System maintenance

IT systems require infrastructure, constant and fast IT support, software, and regular system maintenance, all of which come with certain costs.

• Training and education

The cost of educating, training, and mentoring employees involved in the process, as well as training employees on using new or upgraded systems.

• Indirect labor cost

Hours spent by employees who are not directly involved in payroll processing but support those functions partially. For example, collecting data needed for payroll processing, preparing and approving time records, gathering deductions, handling documentation, responding to employee inquiries, issuing various employee certificates, etc.

• Direct costs excluding labor

Total cost of consultants, flat fees for vendors, licenses, computer equipment, depreciation, vendor system support, payroll-related overhead costs, space rental, and maintenance, as well as the cost of consumables (paper, toner, etc.).

• Integration cost (seams costs)

Involves all activities related to integrating payroll processing into a comprehensive whole. This refers to the efforts an organization needs to make to ensure and support the interaction between integrated processes. These additional costs are caused by the discrepancy between technology development and business processes. Implementing or upgrading technology often leads to unintentional costs, such as manual activities to incorporate the technology into existing processes and integrate that adaptation at the overall organizational level. Integration cost is a hidden cost but constitutes a significant part of the total cost of ownership (TCO): 21% higher TCO than if companies outsourced payroll processing.

• Data consolidation

A time-consuming and often forgotten cost. Consolidating reports generated from different systems takes time. The individuals performing these tasks may not be part of the HR department, but their time spent should be factored in when selecting a payroll processing solution.

• Qualitative opportunity costs

Choosing the wrong solution is sometimes the biggest hidden cost of all, as it can have a tremendous impact on the company's future. For example, if a company needs to assemble a team for a new project, its HR processes need to be flexible, reactive, and fast.

• Costs related to the creation and protection of payroll backups

including time spent, storage media, preservation costs, and archiving.

Skriveni troškovi čine preko 50% ukupnog troška in house obračuna plaće. Poduzeća često prilikom kalkulacije vlastitog ukupnog troška in house obračuna plaće propuste uključiti slijedeće parametre.

Jasno vidljivi troškovi:

• Trošak implementacije sustava je jednokratni trošak nabave, odnosno inicijalnog stjecanja i implementacije sustava za obračun plaće koji često za organizaciju predstavlja veliku investiciju.
• Trošak unapređenja sustava uključuje periodični trošak nadogradnje sustava te njegovo ažuriranje na najnoviju verziju.
• Direktni trošak radne snage uključuje ukupan trošak plaće radnika koji su direktno angažirani u obračunu plaća, benefiti koje uživaju, putni troškovi te druge naknade.
• Trošak outsourcinga uključuje ukupni godišnji trošak bilo koje outsourcane usluge povezane s obračunom plaće (slanje isplatnih listi, sastavljanje zakonom propisanih statističkih izvještaja vezanih za obračun plaće, predavanje JOPPD-a i sl.).

Skriveni troškovi:

(čine preko 50% ukupnog troška posjedovanja obračuna plaće):

• Održavanje sustava

IT sustavi trebaju infrastrukturu, konstantnu i brzu IT podršku, softver i redovito održavanje sustava, a to sve nosi određeni trošak.

• Edukacije

Trošak educiranja, treninga i mentoriranja zaposlenika uključenih u proces, kao i edukacije zaposlenika za korištenje novog ili unaprijeđenog sustava.

• Indirektni trošak radne snage

Trošak sati rada za zaposlenike koji nisu direktno povezani s obračunom plaće, već samo dio svog vremena podupiru te funkcije. Primjerice, prikupljaju podatke potrebne za proces obračuna plaće, priprema i odobravanje evidencije o radnom vremenu, prikupljanje doznaka, ovrha, dokumentacije, odgovaranje na upite zaposlenika, izdavanje raznih potvrda za zaposlenike i sl.

• Direktni troškovi koji ne uključuju radnu snagu

Ukupan trošak konzultanata, paušalnih naknada za dobavljače, licenci, računalne opreme, amortizacije, podrške od strane dobavljača sustava, režijski troškovi koji otpadaju na obračun plaće, najam i održavanje prostora, trošak potrošnog materijala (papir, toner itd.).

• Trošak integracije (seams costs)

svih procesa povezanih s obračunom plaće u cjelovitu zaokruženu cjelinu. Odnosi se na aktivnosti koje organizacija mora napraviti kako bi osigurala i potpomognula interakciju između zaokruženih procesa. Ti dodatni troškovi uzrokovani su nesrazmjerom razvoja tehnologije i poslovnih procesa. Implementacijom ili nadogradnjom tehnologije organizacije će često uzrokovati nenamjerne troškove kao što su manualne aktivnosti, kako bi ukomponirali tehnologiju u postojeće procese i povezali tu prilagodbu na razini cjelokupne organizacije. Trošak integracije je skriven trošak, no čini značajan dio ukupnog troška posjedovanja (TCO): 21 posto veći TCO od onog koji bi poduzeća imala da su outsourcala obračun plaće.

• Konsolidacija podataka

je vremenski zahtjevna i čini zasebni, često zaboravljeni trošak. Objedinjavanje izvještaja generiranih iz različitih sustava oduzima vrijeme. Osobe koje izvršavaju ove zadatke možda nisu dio ljudskih resursa, no njihov utrošak vremena treba biti ukalkuliran prilikom odabiranja rješenja koje će se donijeti za obračun plaće.

• Kvalitativni oportunitetni troškovi

Izabiranje krivog rješenja je ponekad najveći skriveni trošak od svih, jer može imati ogroman utjecaj na budućnost poduzeća. Primjerice, ako poduzeće treba sastaviti tim za novi projekt, njegovi HR procesi trebaju biti fleksibilni, reaktivni i brzi.

• Troškovi vezani uz izradu i zaštitu sigurnosnih kopija plaća

što uključuje utrošeno vrijeme, medije za pohranu, troškove čuvanja i arhiviranja.

Odabir headhunting agencije kojoj povjeravate potragu za otvorenom pozicijom nije jednostavan. U moru agencija često je teško prepoznati tko iznesene epitete temelji zaista na činjenicama, a iza koga činjenice ne postoje. Ako se povjerenje povjeri pogrešnoj agenciji, razmjeri učinjene štete odrazit će se na dane rokove predviđene za popunjavanje pozicije, na budžet, ali i na ugled vaše tvrtke u svim smjerovima - prema aktualnim kandidatima, interno zaposlenima čak i ostalim agencijama na tržištu. Imajte na umu da je uloga odabrane agencije saveznička te da u svakom trenu  mora postupati kao vaš partner i dobronamjeran savjetnik.

Bez obzira koju odluku u odabiru agencije u konačnici donijeli, svaki scenarij posebice prve suradnje, predstavlja svojevrstan rizik. Vodeći se unaprijed pripremljenom listom pitanja usmjerit ćemo vam pažnju na ona ključna  koja morate uzeti u obzir prilikom donošenja odluke o odabiru headhunting agencije. Ako ćete osvijestiti sve faktore, rizik pogrešnog odabira agencije svodite na minimum povećavajući šanse za pozitivnim ishodom, uspješnom suradnjom i dobrom komunikacijom s dodijeljenim headhunting konzultantom. Krenimo redom:

1. Razumije li konzultant moje poslovanje?

Ovo je ključno pitanje. Ako je odgovor negativan, pomno razmislite jeste li na sastanku s pravim sugovornikom.  Agencija kojoj povjeravate selekcijski proces je ujedno i agencija koja vas predstavlja pred kandidatima - nerijetko  potencijalnim/postojećim konkurentima ili pak klijentima stoga je nužno da konzultant nastupa kao vaša „produžena ruka“ na tržištu rada. Kako ćete prepoznati razumijevanje konzultanta? Prije svega obratite pozornost postavlja li vam „prava“ pitanja.  Razumije li specifičnosti i problematiku vašeg poslovanja, domenu u kojoj poslujete i izazove s kojima se nosite?

Vodite brigu o specifičnostima pozicije i tržištu na kojem se provodi selekcija i postavljajte pitanja kojima ćete se uvjeriti da konzultant uistinu razumije aktualne tržišne trendove i opravdava svoje iskustvo.

2. Koliko je konzultant iskusan u domeni mojeg poslovanja?

Uvijek provjerite koliko je konzultant koji će odrađivati projekt traženja i selekcije iskusan u sličnim projektima unutar iste ili srodnih branši. Provjerite koliko dugo se ta osoba bavi selekcijskim projektima i hoće li konzultant zaista biti i kontakt osoba u potpunosti zadužena za vaš projekt. Iako su prvi susreti s agencijom nerijetko prodajne prirode, važno je inzistirati na upoznavanju konzultanata koji će dedicirano raditi na projektu. Pronađite vremena i upoznajte svog konzultanta uživo. U konačnici, upravo su konzultanti odgovorni za cjelokupan ishod selekcije i vaše zadovoljstvo predstavljenim kandidatima.

3. Razumije li konzultant moje potrebe?

Ovdje budite svjesni da je vaša odgovornost da konzultanta informirate o apsolutno svim aspektima vaših potreba. Naime, bez potpunih informacija o vašem poslovanju i specifičnostima pozicije, niti jednu agenciju ili konzultanta se ne može kriviti u slučaju da potraga bude neuspješna. Prenesite im koje su to vještine, znanja i iskustva koja su vam neophodna i one koje će predstavljati prednost. U tom procesu obratite pažnju na koji način konzultant sumira vaše informacije i na koji način generira dodanu vrijednost postavljajući relevantna pitanja kojima pokazuje razumijevanje, a ne neznanje.

4. Koji je pristup i način rada headhunting konzultanata?

Uvjerite se da ste razumjeli način rada agencije odnosno dediciranog konzultanta. Budite slobodni postavljati pitanja o metodama rada te obratite pažnju koliko transparentno iznose informacije. Ako u startu sumnjate na prikrivanje bitnih informacija ili njihovo izostajanje, tako će zasigurno biti i tijekom cijelog projekta. Provjerite koje su vam mogućnosti da provjerite status selekcije u bilo kojem trenutku. Koliko često ćete komunicirati s vašom kontakt osobom? Koliko je sve izneseno zaista u skladu s vašim očekivanjima od takve suradnje?

5. Koji su rokovi i uvjeti poslovanja?

Kada je u pitanju direktna potraga (headhunting), često je vrlo teško definirati stroge rokove. Međutim, u razgovoru ćete vidjeti da su neki konzultanti puno konkretniji od drugih. Razmislite o dobivenim informacijama odnosno radi li se o realnim i kvalitetno postavljenim planovima. Navedeno je bitno kako biste vidjeli radi li se o organiziranom i strukturiranom procesu ili čistoj improvizaciji koja može dovesti do kaosa. Vama je to dodatno od važnosti kako biste adekvatno mogli planirati vrijeme koje morate odvojiti za provođenje intervjua s preporučenim kandidatima.

6. Postoje li reference koje potkrepljuju priču?

Tko su klijenti headhunting agencije s kojim razgovarate? Iskazuje li spremnost da podijeli s vama imena svojih referenci? Budite slobodni razgovarati o njihovim klijentima jer ćete dobiti kompletniju sliku koji profil klijenata servisiraju, koliko uspješno i za koje pozicije. Ako je konzultant radio s tvrtkama srodnim vašoj, postoji veća šansa da razumije izazove s kojim se nosite. No morate voditi brigu i o razini specijalizacije pojedine agencije. Na malom tržištu preuska specijalizacija agencije unutar pojedine branše nerijetko je kobna. Zašto? Zbog potencijalne opasnosti sukoba interesa i kršenja takozvanih off-limits politika. Točnije, limitirani ste samo na one kandidate koje agencija nije već negdje sretno predstavila. Iz tog razloga tvrtke preferiraju agilne headhunting agencije koje imaju kapacitete pokriti široko tržište, ali s iskusnim konzultantima koji su sposobni razabrati sve detalje pojedine branše pritom držeći fokus na specifičnostima upravo vašeg zahtjeva.

7. Vjerujete li konzultantu koji će voditi Vaš projekt potrage?

Ovo je možda i najbitniji kriterij u donošenju odluke. Naravno da je osobni osjećaj ovdje bitan, međutim, bitno je i da koristite što je moguće više informacija kako biste donijeli ispravnu odluku. Ako ste prošli sva gore navedena pitanja, postavite si finalno pitanje: Sjedi li ispred mene prava osoba koja će biti nositelj projekta traženja i selekcije kandidata? Mogu li uspješno i kvalitetno surađivati i razgovarati s dodijeljenim konzultantom?  Budite vrlo oprezni sa sugovornicima koji vam obećavaju sigurna rješenja za apsolutno svaku problematiku jer kada je u pitanju rad s ljudima, stopostotna sigurnost ne postoji. Postoji samo ekspertiza, metodologija i pristup po kojima se smanjuju mogući rizici, a pronalazi najbolje moguće rješenje.

Mi volimo odgovarati na gore navedena i druga pitanja i uvijek smo vam na raspolaganju da nam ih postavite. Obratite nam se kao bismo zajednički vidjeli koje je najbolje rješenje za vaše potrebe.