Vidljivi i skriveni troškovi obračuna plaća

Skriveni troškovi čine preko 50% ukupnog troška in house obračuna plaće. Poduzeća često prilikom kalkulacije vlastitog ukupnog troška in house obračuna plaće propuste uključiti slijedeće parametre.

Jasno vidljivi troškovi:

• Trošak implementacije sustava je jednokratni trošak nabave, odnosno inicijalnog stjecanja i implementacije sustava za obračun plaće koji često za organizaciju predstavlja veliku investiciju.
• Trošak unapređenja sustava uključuje periodični trošak nadogradnje sustava te njegovo ažuriranje na najnoviju verziju.
• Direktni trošak radne snage uključuje ukupan trošak plaće radnika koji su direktno angažirani u obračunu plaća, benefiti koje uživaju, putni troškovi te druge naknade.
• Trošak outsourcinga uključuje ukupni godišnji trošak bilo koje outsourcane usluge povezane s obračunom plaće (slanje isplatnih listi, sastavljanje zakonom propisanih statističkih izvještaja vezanih za obračun plaće, predavanje JOPPD-a i sl.).

Skriveni troškovi:

(čine preko 50% ukupnog troška posjedovanja obračuna plaće):

• Održavanje sustava

IT sustavi trebaju infrastrukturu, konstantnu i brzu IT podršku, softver i redovito održavanje sustava, a to sve nosi određeni trošak.

• Edukacije

Trošak educiranja, treninga i mentoriranja zaposlenika uključenih u proces, kao i edukacije zaposlenika za korištenje novog ili unaprijeđenog sustava.

• Indirektni trošak radne snage

Trošak sati rada za zaposlenike koji nisu direktno povezani s obračunom plaće, već samo dio svog vremena podupiru te funkcije. Primjerice, prikupljaju podatke potrebne za proces obračuna plaće, priprema i odobravanje evidencije o radnom vremenu, prikupljanje doznaka, ovrha, dokumentacije, odgovaranje na upite zaposlenika, izdavanje raznih potvrda za zaposlenike i sl.

• Direktni troškovi koji ne uključuju radnu snagu

Ukupan trošak konzultanata, paušalnih naknada za dobavljače, licenci, računalne opreme, amortizacije, podrške od strane dobavljača sustava, režijski troškovi koji otpadaju na obračun plaće, najam i održavanje prostora, trošak potrošnog materijala (papir, toner itd.).

• Trošak integracije (seams costs)

svih procesa povezanih s obračunom plaće u cjelovitu zaokruženu cjelinu. Odnosi se na aktivnosti koje organizacija mora napraviti kako bi osigurala i potpomognula interakciju između zaokruženih procesa. Ti dodatni troškovi uzrokovani su nesrazmjerom razvoja tehnologije i poslovnih procesa. Implementacijom ili nadogradnjom tehnologije organizacije će često uzrokovati nenamjerne troškove kao što su manualne aktivnosti, kako bi ukomponirali tehnologiju u postojeće procese i povezali tu prilagodbu na razini cjelokupne organizacije. Trošak integracije je skriven trošak, no čini značajan dio ukupnog troška posjedovanja (TCO): 21 posto veći TCO od onog koji bi poduzeća imala da su outsourcala obračun plaće.

• Konsolidacija podataka

je vremenski zahtjevna i čini zasebni, često zaboravljeni trošak. Objedinjavanje izvještaja generiranih iz različitih sustava oduzima vrijeme. Osobe koje izvršavaju ove zadatke možda nisu dio ljudskih resursa, no njihov utrošak vremena treba biti ukalkuliran prilikom odabiranja rješenja koje će se donijeti za obračun plaće.

• Kvalitativni oportunitetni troškovi

Izabiranje krivog rješenja je ponekad najveći skriveni trošak od svih, jer može imati ogroman utjecaj na budućnost poduzeća. Primjerice, ako poduzeće treba sastaviti tim za novi projekt, njegovi HR procesi trebaju biti fleksibilni, reaktivni i brzi.

• Troškovi vezani uz izradu i zaštitu sigurnosnih kopija plaća

što uključuje utrošeno vrijeme, medije za pohranu, troškove čuvanja i arhiviranja.