Zašto je outsourcing obračuna plaće pametno rješenje za Vas?

Koristeći outsourcing kao jednu od poslovnih strategija, izdvajate iz svog poduzeća sporedne funkcije i povjeravate ih stručnjacima, koji ovaj posao rade jeftinije, brže i kvalitetnije, dok to dodatno vrijeme ulažete u one procese koji vam donose novac.

PwC u svojoj studiji tvrdi da poduzeća koja interno vode obračun plaće i HR administraciju u prosjeku imaju za 18% veći ukupan trošak posjedovanja tih funkcija (Total Cost of Ownership; TCO) od onih poduzeća koja ih outsourcaju. To je rezultat kvalitetnije standardizacije procesa tipične za model outsourcinga. U nastavku iznosimo četiri ključne činjenice vezane za internu strategiju vođenja obračuna plaće i HR administracije:

1. Skriveni troškovi iznose preko 50% ukupnog troška posjedovanja (TCO) tih funkcija interno.
2. Ukupan trošak posjedovanja (TCO) obračuna plaće se kontinuirano povećava.
3. Outsourcing snižava ukupne troškove posjedovanja. Interno držanje obračuna plaće i HR administracije u prosjeku povećava ukupan trošak posjedovanja (TCO) za 18%.
4. Korištenje jednog dobavljača ili rješenja za vođenje više funkcija može donijeti osjetnu ekonomičnost u poslovanju.

Nakon što provedete troškovnu analizu svog procesa HR administracije i obračuna plaće, doći ćete do sljedećih zaključaka:

1. Outsourcing donosi uštede u troškovima.
2. Strategija jednog dobavljača za povezane procese donosi financijske koristi.
3. Poduzeća koja zapošljavaju više pružatelja usluga ili imaju više sustava za vođenje HR usluga imaju nevidljive troškove integracije (seams costs), odnosno trošak povezivanja cijelog procesa u jednu integriranu, konzistentnu cjelinu.
4. Poduzeća često previde skrivene troškove i zbog toga podcijene svoj ukupan trošak posjedovanja (TCO) tih funkcija.

Prednosti outsourcinga su brojne i opipljive:

• više novca koji se može uložiti u poboljšanje Vašeg osnovnog proizvoda, te samim time povećanje konkurentnost na dinamičnom i nepredvidivom tržištu;
• više vremena za reorganizaciju internih procesa, povećanje fleksibilnosti i brzine prilagodbe;
• sagledavanje šire slike svakog procesa bez opterećivanja s administrativnim zadacima;
• savjetovanje u mogućim uštedama prilikom donošenja novih regulativa i zakona;
• smanjenje rizika ljudske pogreške te ovisnosti o zaposlenicima ključnim za obračun plaće;
• podršku stručnjaka prilikom uvođenja promjena (nova sistematizacija, reorganizacija procesa).

Kako odabrati optimalno rješenje za Vaš obračun plaće?

Sigurno se možete složiti da je poprilično teško pratiti efikasnost HR procesa, obzirom da je on u svojoj srži prije svega kvalitativne prirode. Međutim, bez obzira što ga je teško pratiti, iznimno je nužno biti upućen u analizu troškova i koristi koje ona donosi, tim više jer Vaši konkurenti o tome vode računa. Samo kontinuiranim razvojem i detaljnim razumijevanjem njegovih troškova Odjel ljudskih resursa će biti u mogućnosti polučiti efikasnost, uštede i poboljšanje Vaše usluge.

Uštede u troškovima se mogu postići boljom alokacijom ljudi, procesa i tehnologije. Prilikom izračuna ukupnog troška posjedovanja (TCO) prvo se promatraju kombinirani troškovi obračuna plaće i HR administracije, što daje uvid u sveukupnu sliku, a zatim se ti procesi razbijaju do glavnih elemenata kako bi se izmjerili troškovi povezani sa svakim zadatkom. Otkrivanje vidljivih i skrivenih troškova HR-a će otkriti prilike za uštede troškova i uspostaviti poveznicu između Human Resources aktivnosti i poslovnih rezultata.

Ukupan trošak internog posjedovanja (TCO) odjela obračuna plaće se zapravo kontinuirano povećava. U suprotnosti s očekivanjima i unatoč tehnološkom napretku, PwC studija je pokazala da su troškovi administracije porasli, jer se organizacije više fokusiraju na transformaciju u vidu tehnologije, radije nego transformacije u obliku procesa. Rezultati studije pokazuju da se mnoge organizacije trebaju fokusirati na reorganizaciju procesa nakon što odluče promijeniti softver. Ukoliko to propuste učiniti, navlače na sebe dodatne skrivene troškove (hidden costs) i troškove integracije (seams costs).

Jasno vidljivi troškovi:

1. Trošak implementacije sustava

je jednokratni trošak nabave, odnosno inicijalnog stjecanja i implementacije sustava za obračun plaće koji često za organizaciju predstavlja veliku investiciju.

2. Trošak unapređenja sustava

uključuje periodični trošak nadogradnje sustava te njegovo ažuriranje na najnoviju verziju.

3. Direktni trošak radne snage

uključuje ukupan trošak plaće radnika koji su direktno angažirani u obračunu plaća, benefiti koje uživaju, putni troškovi te druge naknade.

4. Trošak outsourcinga

uključuje ukupni godišnji trošak bilo koje outsourcane usluge povezane s obračunom plaće (slanje isplatnih listi, sastavljanje zakonom propisanih statističkih izvještaja vezanih za obračun plaće, predavanje JOPPD-a i sl.).

Skriveni troškovi

(čine preko 50% ukupnog troška posjedovanja obračuna plaće):

1. Održavanje sustava

IT sustavi trebaju infrastrukturu, konstantnu i brzu IT podršku, softver i redovito održavanje sustava, a to sve nosi određeni trošak.

2. Edukacije

Trošak educiranja, treninga i mentoriranja zaposlenika uključenih u proces, kao i edukacije zaposlenika za korištenje novog ili unaprijeđenog sustava.

3. Indirektni trošak radne snage

Trošak sati rada za zaposlenike koji nisu direktno povezani s obračunom plaće, već samo dio svog vremena podupiru te funkcije. Primjerice, prikupljaju podatke potrebne za proces obračuna plaće, priprema i odobravanje evidencije o radnom vremenu, prikupljanje doznaka, ovrha, dokumentacije, odgovaranje na upite zaposlenika, izdavanje raznih potvrda za zaposlenike i sl.

4. Direktni troškovi koji ne uključuju radnu snagu

Ukupan trošak konzultanata, paušalnih naknada za dobavljače, licenci, računalne opreme, amortizacije, podrške od strane dobavljača sustava, režijski troškovi koji otpadaju na obračun plaće, najam i održavanje prostora, trošak potrošnog materijala (papir, toner itd.).

5. Trošak integracije (seams costs)

svih procesa povezanih s obračunom plaće u cjelovitu zaokruženu cjelinu. Odnosi se na aktivnosti koje organizacija mora napraviti kako bi osigurala i potpomognula interakciju između zaokruženih procesa. Ti dodatni troškovi uzrokovani su nesrazmjerom razvoja tehnologije i poslovnih procesa. Implementacijom ili nadogradnjom tehnologije organizacije će često uzrokovati nenamjerne troškove kao što su manualne aktivnosti, kako bi ukomponirali tehnologiju u postojeće procese i povezali tu prilagodbu na razini cjelokupne organizacije. Trošak integracije je skriven trošak, no čini značajan dio ukupnog troška posjedovanja (TCO): 21 posto veći TCO od onog koji bi poduzeća imala da su outsourcala obračun plaće.

6. Konsolidacija podataka

je vremenski zahtjevna i čini zasebni, često zaboravljeni trošak. Objedinjavanje izvještaja generiranih iz različitih sustava oduzima vrijeme. Osobe koje izvršavaju ove zadatke možda nisu dio ljudskih resursa, no njihov utrošak vremena treba biti ukalkuliran prilikom odabiranja rješenja koje će se donijeti za obračun plaće.

7. Kvalitativni oportunitetni troškovi

Izabiranje krivog rješenja je ponekad najveći skriveni trošak od svih, jer može imati ogroman utjecaj na budućnost poduzeća. Primjerice, ako poduzeće treba sastaviti tim za novi projekt, njegovi HR procesi trebaju biti fleksibilni, reaktivni i brzi.

8. Troškovi vezani uz izradu i zaštitu sigurnosnih kopija plaća

što uključuje utrošeno vrijeme, medije za pohranu, troškove čuvanja i arhiviranja.

Zašto bi svoj obračun plaće trebali prepustiti Smart Grupi?

Zato što se, osim koncentracije na kontinuirani napor smanjivanja TCO-a orijentiramo i na kvalitetu usluge i povećanja koristi za naše klijente. Uz to što brinemo da obračun plaće iz mjeseca u mjesec bude točan i pravovremen, pružamo podršku svim odjelima povezanim s obračunom plaće uz napore da trošak međusobne integracije (seams cost) svedemo na minimum.

Nastojimo stvoriti dodanu vrijednost kroz opciju istraživanja i izrade reporta ključnih za donošenje strateških odluka vezanih za trošak plaće na individualnom primjeru klijenta. To činimo analizirajući prošle isplate, sadašnje isplate i buduće isplate kroz metodu simulacije plaća. HR, Računovodstvo, Financije, Kontroling, Menadžment često surađuju s Obračunom plaće u vidu dostavljanja različitih izvještaja o zaposlenicima i vrsti isplata zaposlenicima i vanjskim suradnicima, što u većini djelatnosti poduzeću predstavlja najveći mjesečni izdatak. Na taj način možemo biti podrška u planiranju budžeta, totala za plaću, ispitivanja isplativosti donošenja određenih poslovnih odluka, predlaganje rješenja i opcija uz ukazivanje na moguće dobre i loše ishode i slično, a sve uz minimalna odstupanja u procjeni.

Osim generalnih prednosti outsourcinga obračuna plaće koje vjerojatno može ponuditi i neki drugi specijalizirani vanjski dobavljač, Smart Group prilikom pružanja svoje usluge veliku pažnju pridaje stvaranju dodane vrijednosti za svakog individualnog klijenta. To znači da se prilikom suradnje sa svakim pojedinim klijentom trudimo maksimalno integrirati u postojeću organizaciju klijentovog poduzeća. Gledajući širu sliku, surađujemo s različitim odjelima unutar Vašeg poduzeća te svojom objektivnošću ukazujemo na nelogičnosti prilikom razmjene informacija. Poznavajući tok internih procesa svakog individualnog klijenta generiramo dodanu vrijednost i smanjujemo troškove integracije (seams costs). Kako bi potonje pobliže objasnili, možemo se orijentirati na klijentu vidljive odjele s kojima smo povezani unutar njegovog poduzeća: HR, Raspored (ERV), Financije, Računovodstvo, Kontroling, Uprava, Pravna služba, zaposlenici.

Obračun plaće uključuje predobračunske, obračunske i postobračunske aktivnosti te u suštini povezuje Ljudske potencijale (HR) i Računovodstvo. Budući da HR i Računovodstvo „ne govore u potpunosti istim jezikom“, odnosno međusobno ne razumiju u potpunosti aktivnosti druge strane, teško mogu osmisliti efikasne načine kako bi se integrirali u cjelinu. Međutim, to ne opravdava činjenicu kako se oni nužno moraju objediniti i u tom pogledu surađivati. Smart Group obračun plaće u ovom slučaju je medijator između ova dva odjela. Uzima informacije od HR administracije, objektivno izravnava nelogičnosti u skladu sa zakonskim regulativama, obrađuje navedene informacije i servira ih Računovodstvu u jasnoj i razumljivoj formi.

Osim suradnje koju klijent osjeti unutar svoje organizacije, što je prikazano na slici iznad, Smart Group preuzima i brigu o suradnji s vanjskim institucijama u ime klijenta, a koje su usko povezane s obračunom plaće. To su: Porezna uprava, HZZO, ovrhovoditelji, banke, IT, provideri sustava za obračun plaće i sl.

Zašto je outsourcing obračuna plaće troškovno učinkovit?

Kao generalno pravilo, organizacije konstantno naginju podcjenjivanju stvarnog TCO-a. Poduzeća koja su istražila svoj proces obračuna plaće su iznenađene tim što stvarni troškovi daleko premašuju njihova očekivanja, i to do nekoliko stotina posto. Vidljivost ukupnih troškova, pogotovo između funkcija koje dijele određene procese i stoga se moraju kvalitetno integrirati, je u nekim dijelovima mala jer su povezane funkcije često pod ovlasti različitih funkcijskih voditelja (financije, Human Resources, IT).

Zašto je outsourcing obračuna plaće i HR administracije još bolje rješenje za Vas?

Korištenje jednog dobavljača ili rješenja za vođenje više funkcija, radije nego održavanje različitih naslijeđenih sustava, mogu donijeti opipljivu ekonomičnost u poslovanju. Prema rezultatima PwC studije, organizacije koje koriste više internih platformi imaju ukupan trošak posjedovanja tih fukcija (TCO) za 18% veći od onog koji imaju organizacije koje koriste jedno interno rješenje, a 32% veći od organizacija koje outsourcaju obračun plaće i HR administraciju od jednog dobavljača. Integrirano rješenje za Vaš obračun plaće i HR administraciju ima manji TCO od odvojenih rješenja, a potreba za kvalitetnom integriranom cjelinom poslovnih procesa je nužna jer omogućuje organizacijama da identificiraju međuovisnosti, koje mogu rezultirati smanjenjem troškova cjelovitog rješenja.

Bolje razumijevanje izvora i veličine skrivenih troškova i troškova integracije unutar organizacije pomoći će u redukciji ukupnih troškova posjedovanja (TCO). Obzirom da brojevi ne lažu, predstavljamo vam pet ključnih strategija za reduciranje troškova povezanih s HR procesom, potkrijepljenih rezultatima PwC TCO (Total Cost of Ownership) studije:

1. Umanjeni izdaci po obračunu i kontroli plaće.

Organizacije koje su odabrale rješenje internog vođenja procesa obračuna plaće imaju 30% veći TCO (ukupan trošak posjedovanja obračuna plaće) po svakom obračunu, u usporedbi s organizacijama koje outsourcaju istu funkciju.

2. Spajanje povezanih funkcija poput obračuna plaće i HR administracije nosi troškovne uštede i koristi.

Organizacije koje vode obračun plaće i HR administraciju interno imaju za 43% veći ukupni trošak posjedovanja ovih funkcija (TCO) od onih koje outsourcaju te iste dvije funkcije. To je zato što se poslovne odluke često donose za pojedinačne procese ili funkcije bez sagledavanja šire slike, a to rezultira serijom nepovezanih procesa koji ne polučuju željeni poslovni rezultat.

3. Outsourcing više povezanih funkcija donosi troškovne uštede.

Organizacije koje se prema veličini klasificiraju kao srednje i velike, a outsourcaju obračun plaće i HR administraciju, troše u prosjeku 25 – 30% manje od onih koji zadržavaju te funkcije interno.

4. Strategija angažiranja jednog dobavljača donosi prednosti u sveukupnom trošku posjedovanja (TCO) kroz izbjegavanje troška integracije (seams costs).

Mnoge organizacije ne prepoznaju prisutnost troškova integracije, odnosno povezivanja i vođenja zasebnih funkcija koje pripadaju istom procesu, koji bi bez toga bili serije nepovezanih poslovnih procesa. Trošak integracije je znatno minimaliziran za organizacije koje outsourcaju obračun plaće i HR administraciju jednom dobavljaču. Studija je pokazala da organizacija koja outsourca obje funkcije troši u prosjeku 21% manje od one koja outsourca samo obračun plaće, a ostavi interno HR administraciju.

5. Interni troškovi implementacije tehnologije povećavaju ukupan trošak posjedovanja (TCO).

Organizacije koje zadržavaju obračun plaće interno imaju otprilike 3 puta veće ukupne troškove posjedovanja (TCO) od onih koje outsourcaju obračun plaće i oslanjaju se na tehnologiju koju koriste njihovi pružatelji usluge.

Zašto bi Smart Grupa trebala raditi vašu HR administraciju?

U današnjem izazovnom poslovnom okruženju, poduzeća ne samo da trebaju smanjiti troškove HR-a i ostvariti uštede bez da naruše tijek svojih poslovnih procesa, već postoji i potreba za novim načinom rada koji povećava angažman i produktivnost zaposlenika uklanjanjem administrativnih zadataka iz njihovog opisa posla.

Uprava i dalje vidi HR kao pretežito administrativnu i ne pretjerano učinkovitu funkciju, koja daje nisku vrijednost, iako je nužna za operativni dio poslovanja poduzeća. Međutim, potpuno razumijevanje troškova omogućuje HR-u da promijeni zastarjele poglede na svoju ulogu. Povećavajući svoju operativnu učinkovitost, HR će uvidjeti potencijal da ga se promatra na strateškoj osnovi i moći će podnositi izvještaje direktno Upravi.

Uštede na troškovima mogu se postići boljom alokacijom osoba, procesa i tehnologije. Razotkrivanje vidljivih i skrivenih troškova HR procesa otkrit će mogućnosti za troškovne uštede i uspostaviti vezu između HR aktivnosti i poslovnih rezultata.

Ako odlučite surađivati s nama, outsourcingom ćete steći sljedeće prednosti:

• Smanjenje troškova obrade i administracije u HR-u;
• Povećanje učinkovitosti i produktivnosti;
• Poboljšanje iskoruke usluga i njihove kvalitete;
• Fleksibilnija funkcija HR-a koja brže reagira na strateške potrebe posla;
• Jasnije i specifičnije raspoređivanje radnih zadataka unutar HR-a;
• Standardizacija i harmonizacija HR procesa koja će osigurati pravedan tretman za sve zaposlenike;
• Kvalitetnija integracija HR sustava s ostalim sustavima;
• Realokacija HR resursa na aktivnosti koje imaju veću dodanu vrijednost uz poboljšanje produktivnosti i angažiranosti zaposlenika.

Sanja Zelenika Perišić, Manager for Payroll Services & BPO Projects